Cách gần 3 năm, mình có vinh dự tham gia một buổi hội thảo với chủ đề Leading from inside out của diễn giả Andrew Bryant. Diễn giả chia sẻ một câu chuyện mà mình nhớ mãi, nó đã làm mình thay đổi rất nhiều về tư duy lãnh đạo. Khi chúng ta lên máy bay để “bay đến vùng biển vắng và sống những ngày hè ươm nắng“, trước khi máy bay di chuyển vào đường băng để cất cánh, tiếp viên hàng không sẽ hướng dẫn chúng ta các thủ tục về an toàn bay. Các bạn có đế ý, tiếp viên hướng dẫn khi có sự cố xảy ra việc đầu tiên chúng ta phải làm là gì không? Đó chính là đeo mặt nạ dưỡng khí cho mình, rồi sau đó mới trợ giúp những người khác. Nghe có vẻ chủ nghĩa cá nhân? Nhưng thực tế phải là như vậy, bạn mà không cứu được chính mình thì bạn sẽ không cứu được ai.
Vì vậy nếu chúng ta muốn lãnh đạo người khác, trước tiên chúng ta phải lãnh đạo được chính bản thân mình. Có rất nhiều kỹ năng chúng ta có thể cải thiện như kỹ năng giải quyết vấn đề, tư duy phản biện, quản lý thời gian, vân, vân . Hiện nay facebook, youtube hay các trang báo điện tử đang ngốn rất nhiều thời gian của chúng ta, và biến chúng ta thành những “con nghiện” mạng xã hội. Vậy làm thế nào để chúng ta có thể thoát ra khỏi việc này, để “Lãnh đạo bản thân và nâng tầm sự nghiệp”? Chúng ta phải học cách lập kế hoạch công việc và quản lý thời gian của mình tốt nhất có thể.
Trong khuôn khổ bài blog này mình sẽ giới thiệu với bạn cách quản lý thời gian hiệu quả với Pomodoro.
Theo nghiên cứu, khi chúng ta đang tập trung làm một việc gì đó mà có một việc khác xen vào thì cần ít nhất 15 phút để có thể lấy lại được sự tập trung vào công việc chính. Sự tập trung sẽ bị ảnh hưởng bởi những công việc không liên quan, bởi sự mệt mỏi vì làm việc dài nhiều giờ,…
Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo nhận thấy sự tập trung thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và ông rất khó để tập trung vào các bài học. Sau đó, ông đưa ra phương pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc, thường là 25 phút/phiên và gọi phương pháp này là Pomodoro, là 1 phương pháp quản lý thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.
Phương pháp hay kỹ thuật Pomodoro rất đơn giản như sau: Khi phải đối mặt với nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ thì chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong một khoảng thời gian ngắn, xen giữa các khoảng làm việc ngắn sẽ là những “kì nghỉ” ngắn. Phương pháp này sẽ huấn luyện bộ não của bạn tập trung làm việc trong một thời gian ngắn, giúp bạn rơi vào tình thế luôn có những hạn chót để hoàn thành công việc và cũng thường xuyên được nạp lại năng lượng. Bạn có thể cải thiện sự tập trung và “sự có mặt” đúng nghĩa của mình với Pomodoro.
Các bước áp dụng Pomodoro:
- Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
- Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút (từ 20 đến 35 phút tuỳ thuộc vào khả năng chịu đựng của bộ não của bạn).
- Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
- Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
- Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
Lợi ích của Pomodoro:
- Loại bỏ cảm giác mệt mỏi
- Tăng cường tập trung và quản lý sự xao nhãng
- Tăng động lực làm việc và giữ cho nó duy trì liên tục
- Củng cố quyết tâm thực hiện được mục tiêu của bạn
- Ước lượng chính xác và thông minh thời gian bạn cần dùng để hoàn thành công việc
- Hoàn thành công việc tốt hơn
- Cân bằng cuộc sống
Nguyên tắc khi áp dụng Pomodoro
- Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
- Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
- Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 – 30 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
Pomodoro sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt nếu bạn tuân thủ theo đúng nguyên tắc mà nó đặt ra. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao nhất, trước khi bắt đầu mỗi ngày làm việc, bạn nên dành 15 phút để liệt kê toàn bộ những công việc mà bạn cần hoàn thành trong ngày, đánh giá độ ưu tiên cho từng công việc, chọn công việc có độ ưu tiên cao nhất để làm trước và áp dụng Pomodoro khi làm việc.
