Về bản chất, các cuộc họp được tổ chức với mục đích làm tăng năng suất và hiệu quả công việc. Khi mọi người có cùng chung suy nghĩ và nhận thức được cái gì nên hoàn thành thì ngay cả những nhiệm vụ khó khăn nhất cũng có thể hoàn thành.
Nhưng thực tế, chúng ta thường bị mắc kẹt trong những cuộc họp không hiệu quả, từ tuần này qua tuần khác.
Theo một nghiên cứu, các giám đốc điều hành dành trung bình 18 tiếng mỗi tuần cho các cuộc họp và gần một nửa số người tham dự nói rằng các cuộc họp này làm lãng phí thời gian.
Các cuộc họp có thể không chỉ lãng phí về thời gian, mà nếu không được lên kế hoạch hiệu quả, chúng còn thực sự lãng phí tiền bạc. Nghiên cứu chỉ ra rằng các cuộc họp hàng tuần của quản lý cấp trung tiêu tốn của tổ chức khoảng 15 triệu đô la một năm.
Vậy việc quán lý cuộc họp hiêu quả mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức, chúng ta hãy cùng tìm hiểu 10 lời khuyên để tổ chức cuộc họp hiệu quả.
1. Có mục tiêu rõ ràng
Cuộc họp này được tổ chức để làm gì: để tìm kiếm những ý tưởng mới, để thu thập thông tin, để đưa ra quyết định hoặc tất cả những ý trên. Nếu bạn không chắc chắn điều bạn muốn khi tổ chức một cuộc họp, bạn không nên tổ chức nó. Nhân tố số một để có một cuộc họp thành công đó là có mục tiêu rõ ràng và Agenda cụ thể.
Doanh nhân và người có ảnh hưởng Neil Patel nói rằng, ông sẽ từ chối một cuộc họp nếu nó là một cuộc họp không mục đích “No purpose, no meeting“. Ông bắt đầu mọi cuộc họp bằng cách nói rõ mục đích căn bản của cuộc họp. Ông nói: “Cuộc họp không phải là nơi tụ tập. Thay vào đó, chúng là các sự kiện định hướng kinh doanh của công ty. Tôi không chống lại việc đi chơi với mọi người, nhưng có những thời điểm tốt hơn để làm điều này hơn là trong một cuộc họp”
Bắt đầu với mục tiêu và bạn sẽ kết thúc nó thành công.
2. Họp bên ngoài văn phòng
Khi mọi người đã mệt mỏi, không còn năng lượng và không có ý tưởng nào được đề xuất trong buổi họp, thì việc tổ chức buổi họp bên ngoài văn phòng là ý tưởng không tồi.
Đưa nhân viên của bạn đến một quán cafe gần công ty, đến công viên hoặc có thể là quán bar. Đôi khi việc thay đổi phong cảnh là tất cả những gì cần thiết để mang năng lượng và những ý tưởng tốt quay trở lại.
Sau buổi họp, hãy theo dõi nhóm của bạn nếu họ thấy yêu thích việc thay đổi này và thấy nó có hiệu quả. Nếu không hãy thử một cách khác.
3. Luôn có sự chuẩn bị
Chìa khoá để có cuộc họp thành công là chúng luôn được chuẩn bị đầy đủ. Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy cung cấp cho những người tham dự một Agenda.
Agenda nên có những nội dung sau:
– Danh sách các chủ đề sẽ được nói đến
– Mô tả ngắn gọn về mục đích của cuộc họp
– Danh sách những người sẽ tham dự cuộc họp
– Ai sẽ đảm nhận chủ đề nào
– Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp
– Bất cứ thông tin gì mà người tham dự cần biết trước về chủ đề trong cuộc họp.
Một nhân viên của Tesla đã trích dẫn trên trang Quora, nói rằng “When we met with Elon, we were prepared. Because if you weren’t, he’d let you know it. If he asked a reasonable follow-up question and you weren’t prepared with an answer, well good luck.“. Bạn biết rằng Tesla là công ty sản xuất xe ô tô điện số một thế giới và sự thành công của Tesla không thể không nhắc đến Elon Musk. Việc chuẩn bị kĩ cho các buổi họp ở Tesla có lẽ đã làm cho họ không phí phạm thời gian vào các cuộc họp vô bổ và nó có thể đã góp phần vào thành công của Tesla hiện nay.
4. Chỉ mời những người cần thiết tham dự cuộc họp
Hãy hỏi chính bạn: Tất cả những người này có thực sự cần tham dự cuộc họp? Bạn tổ chức một cuộc họp mà những người tham dự không có mối liên quan đến nội dung cuộc họp, nó chỉ làm cho cuộc họp của bạn tiến gần đến kết quả thất bại, đồng thời bạn đang làm tốn thời gian của người khác, cũng như chi phí của công ty khi họ thay vì làm việc thì phải tham gia cuộc họp của bạn.
5. Đừng đến muộn và đừng bắt đầu muộn
Người đến muộn có thể làm tốn 5 đến 10 phút của cuộc họp, trong nhiều trường hợp sẽ làm cuộc họp kéo dài thêm 10 phút. Chờ đợi những người đến muộn là không công bằng với những người đã đến sớm hoặc đến đúng giờ. Vì vậy, đừng chờ đợi những người đến muộn, bắt đầu cuộc họp đúng giờ là cách gửi một tin nhắn rõ ràng đến những người đến muộn rằng họ đã bỏ lỡ cuộc họp.
6. Stand up
Cuộc họp stand up đang ngày càng phổ biến, đặc biệt trong những dự án có sử dụng Scrum/Agile. Thành viên sẽ cảm thấy gắn kết hơn, hợp tác hơn khi họ tham gia các cuộc họp đứng (stand up). Không có gì chuyền tải sự khẩn cấp như khi bạn đứng trong một cuộc họp.
7. Đừng để mất tập trung
Vì một vài lí do, trong cuộc họp sẽ hay có người kể những câu chuyện không liên quan đến chủ đề thảo luận của buổi họp. Nếu để tình trạng đó kéo dài sẽ làm cho người tham dự quên mất mục đích chính của buổi họp và làm kéo dài thời gian họp. Nhiệm vụ khó nhất để dẫn dắt mọi người trong cuộc họp là làm cho họ tập trung. Cho dù đó là người tổ chức hay bất cứ người nào tham dự, thì mọi người phải luôn có trách nhiệm hướng cuộc họp trở lại với chủ đề chính và mang lại sự tập trung.
8. Giữ cuộc họp có thời gian ngắn
Rất có thể sau 30 phút của cuộc họp, nhóm của bạn không còn chú ý như ban đầu, điều đó không phải vì họ chán hoặc dễ bị phân tâm. Đó là một thực tế đơn giản, vì họ đang phải tiếp nhận và xử lý quá nhiều thông tin. Cuộc họp càng kéo dài, càng cần nhiều nỗ lực để có thể theo kịp.
9. Đừng quên phần Q&A
Q&A là cơ hội để những người tham dự có thể hỏi bạn về những điều họ chưa hiểu trong cuộc họp và cũng là cơ hội để bạn đánh giá kết quả của buổi họp. Vì vậy Q&A là một phần quan trọng không thể thiếu trong mỗi buổi họp. Tuy nhiên chúng ta thường để phần này ở cuối và có rất ít thời gian cho những người tham gia đặt câu hỏi. Tuỳ thuộc vào thời gian của buổi họp bạn nên bố trí phần Q&A hợp lý, nếu cuộc họp kéo dài bạn có thể xen kẽ Q&A ở giữa các đề mục lớn.
10. Follow up
Nếu bạn đã kết thúc cuộc họp mà không có các bước tiếp theo để hành động, cuộc họp nên coi là lãng phí thời gian.
Trong cuộc họp mỗi người sẽ có những cách hiểu rất khác nhau về những gì đã diễn ra. Do vậy, cần ghi lại các trách nhiệm được đưa ra, các nhiệm vụ được giao, thời hạn hoàn thành và gửi các ghi chú cuộc họp cho toàn bộ người tham dự. Bằng cách đó giúp những người tham dự dễ dàng follow up sau buổi họp và giúp cho họ cùng hiểu chung về mục tiêu sau buổi họp.
